無(wú)紙化會(huì )議服務(wù)器管理軟件功能說(shuō)明：

無(wú)紙化會(huì )議系統的管理軟件，可在windows系統、麒麟系統、linux系統、統信系統中安裝運行。管理的終端軟件可在windows系統、Android系統、鴻蒙系統、麒麟系統、linux系統、統信系統等市面常見(jiàn)應用系統中安裝運行。無(wú)紙化終端可實(shí)現跨系統操作。系統支持多個(gè)會(huì )議室、多個(gè)會(huì )議的同時(shí)管理，通過(guò)可視化的頁(yè)面交互方式，使會(huì )議預約、會(huì )議配置、議題設置、座次預設操作更加高效，提高無(wú)紙化會(huì )議的創(chuàng )建、配置的效率，提升會(huì )議過(guò)程中信息交互、資料管理和會(huì )議后資料歸檔以及資料安全備份的能力。并且，具備會(huì )務(wù)管理能力，拓展普通為會(huì )議室使用時(shí)，無(wú)需重復建設。

系統管理功能

(1) 組織管理：公司的組織架構具有上級部門(mén)、下級部門(mén)及上級管理下級的業(yè)務(wù)需求，系統采用樹(shù)形結構可以無(wú)限級的子節點(diǎn)操作，實(shí)現與企業(yè)部門(mén)或機構的真實(shí)對應。組織管理包括組織信息的錄入、組織信息的維護、組織與用戶(hù)對應關(guān)系設置。同時(shí)，系統還具備與OA系統、釘釘、企業(yè)微信等平臺數據自動(dòng)同步功能。

(2) 角色管理：系統中認定角色是一組用戶(hù)權限的合集，具有指定權限操作、訪(fǎng)問(wèn)特定資源的行為。系統默認定義角色：超級系統管理員、會(huì )議管理員、普通用戶(hù)。超級系統管理員主要操作功能：用戶(hù)管理、組織管理、會(huì )議室管理、會(huì )議室終端管理等；會(huì )議管理員主要操作功能：創(chuàng )建會(huì )議、配置會(huì )議、設備管理、統計分析等；普通用戶(hù)主要操作功能：通過(guò)日歷方式展示會(huì )議日程安排，查詢(xún)會(huì )議信息、會(huì )議資料、參會(huì )人員等。

(3) 用戶(hù)管理：系統管理員可通過(guò)用戶(hù)管理功能，通過(guò)信息采集的方式將使用單位包含的所有用戶(hù)錄入或導入系統，可將用戶(hù)與組織指定關(guān)聯(lián)。系統具備手機號碼、用戶(hù)姓名檢索數據的功能；系統通過(guò)標準化數據對接模板，與使用單位的用戶(hù)信息匹配后，通過(guò)Excel模板進(jìn)行用戶(hù)信息導入。

(4) 會(huì )議室類(lèi)型管理：當使用單位的會(huì )議室數量繁多、功能復雜的情形時(shí)，需要通過(guò)會(huì )議室類(lèi)型對會(huì )議室的通途進(jìn)行標注描述。系統默認配置洽談室（5人以下無(wú)無(wú)紙化終端）、小會(huì )議室、中會(huì )議室、大會(huì )議室、視頻會(huì )議會(huì )議室等會(huì )議室類(lèi)型，同時(shí)可勾選是否屬于無(wú)紙化會(huì )議室。創(chuàng )建會(huì )議室的時(shí)候可以選擇會(huì )議室類(lèi)型作為篩選條件，便于創(chuàng )建會(huì )議時(shí)、會(huì )議室維護時(shí)的快速定位會(huì )議室。

(5) 會(huì )議室管理：支持多個(gè)會(huì )議室管理，系統對會(huì )議室的基本信息、資產(chǎn)信息、會(huì )議室內固定資產(chǎn)進(jìn)行統一的管理和維護。系統內置可視化組件，實(shí)現會(huì )議室的布局、固定資產(chǎn)擺放、無(wú)紙化終端配置等功能。根據會(huì )場(chǎng)平面圖設置會(huì )議室布局位置，提供桌子、椅子、大門(mén)、終端、無(wú)紙化終端等控件，可按照會(huì )場(chǎng)實(shí)際位置進(jìn)行布局；在會(huì )議預約時(shí)，使用可視化的方式為參會(huì )人員進(jìn)行排位，可隨時(shí)位置調換；

(6) 設備對接：會(huì )議室可對接智能設備，例如空調、溫濕度傳感器、新風(fēng)、中控、門(mén)禁、燈光、占空等各類(lèi)設備，對接后可設置關(guān)聯(lián)設備是否根據會(huì )議情況自動(dòng)開(kāi)啟、自動(dòng)關(guān)閉。

(7) 終端管理：無(wú)紙化會(huì )議系統具備較強的終端兼容能力，系統適配無(wú)紙化會(huì )議終端、會(huì )議信息顯示終端、侯會(huì )信息播報終端、會(huì )議服務(wù)交互終端、信號接入控制器、信號輸出控制器、會(huì )議標語(yǔ)終端。所有的終端在通過(guò)管理軟件能自動(dòng)尋找主機并進(jìn)行控制管理，實(shí)時(shí)顯示終端的聯(lián)機狀態(tài)、運行狀態(tài)。與會(huì )議室綁定后，通過(guò)可視化設計器頁(yè)面，可以配置終端的顯示內容、顯示背景。終端可進(jìn)行分組，實(shí)現對一組終端的批量化操作應用。

(8) 歡迎界面管理：當會(huì )議啟動(dòng)后，無(wú)紙化會(huì )議終端屏幕所顯示的會(huì )議歡迎致辭。通過(guò)系統管理頁(yè)面利用可視化組件實(shí)現對歡迎界面的自定義設計，可以為每一個(gè)會(huì )議室設置一個(gè)不同的歡迎界面，滿(mǎn)足會(huì )議室日常開(kāi)會(huì )不同主題顯示定制化歡迎致辭的業(yè)務(wù)需求。

(9) 電子桌牌：電子桌牌用于替代會(huì )議室內的塑料夾紙質(zhì)的桌牌，使參會(huì )人員信息顯示元素更豐富，內容顯示更清晰。系統具有電子桌牌可視化配置功能，可以實(shí)現電子桌牌樣式的自定義設計，還可以對每一個(gè)會(huì )議室設置不同的顯示界面。

(10) 會(huì )議標語(yǔ)管理：會(huì )議標語(yǔ)用于召開(kāi)無(wú)紙化會(huì )議時(shí)大屏幕的默認橫幅標語(yǔ)內容的投放，避免會(huì )議室內大屏幕顯示無(wú)信號的尷尬，系統具備會(huì )議標語(yǔ)可視化配置功能，可自定義每場(chǎng)會(huì )議顯示不同的會(huì )議標語(yǔ)。

(11) 信發(fā)模板管理：利用可視化設計器配置會(huì )議信息顯示終端的顯示內容，可配置視頻、甘特圖、按鈕動(dòng)作，使會(huì )議信息終端配置后具備更符合現場(chǎng)情況的顯示模式、操作模式。

(12) 會(huì )議通知管理：系統會(huì )議創(chuàng )建完畢后，可以通過(guò)郵件、短信、電話(huà)、微信、釘釘多種方式將會(huì )議通知發(fā)送給參會(huì )人員。會(huì )議通知的內容、格式均可配置，管理員可自定義通知模板。

(13) 統計分析：具備會(huì )議室報表、可視化統計兩種方式，更好的滿(mǎn)足管理部門(mén)對會(huì )議室管理的需要。

(14) 其他設置:在此功能下可對系統進(jìn)行一些初始化化操作設置，如上傳公司LOGO、系統名稱(chēng)等；可以添加會(huì )議服務(wù)，設置郵件、短信、語(yǔ)音等通知模板；以按鈕開(kāi)關(guān)的形式一鍵操作通知方式、簽到方式等設置。

(15) 資源庫：以樹(shù)形結構文件夾的形式存放資料，可支持圖片和視頻，方便上傳會(huì )議資源。

(16) 日志管理：詳細的記錄了所有用戶(hù)的操作行為，什么人在什么時(shí)間做了什么操作。

(17) 安全策略配置：為保障系統的安全，可周期性的設置身份鑒別次數、口令等

(18) 收費規則設置：適用于臨時(shí)租賃或專(zhuān)門(mén)租賃會(huì )議室的場(chǎng)所，在此可添加收費規則，編輯收費明細，滿(mǎn)足對會(huì )議室的特定要求。

會(huì )前功能

(1) 會(huì )議預約支持PC端、移動(dòng)端多種方式進(jìn)行會(huì )議預約。PC端實(shí)現Web瀏覽器預約、OA對接預約、Outlook對接預約、Exchange對接預約；移動(dòng)端支持微信公眾號預約、企業(yè)微信公眾號預約、釘釘預約、HTML5頁(yè)面預約；

(2) 會(huì )議日歷：登錄無(wú)紙化會(huì )議服務(wù)器管理系統后，默認使用日歷的方式展示給用戶(hù)當月的每天會(huì )議日程安排，在有會(huì )議的日期內縮略顯示會(huì )議主題，并且以紅色圓點(diǎn)加數字的形式顯示會(huì )議數量，鼠標移入圓點(diǎn)時(shí)，可查看當日的會(huì )議信息、會(huì )議主題、會(huì )議時(shí)間等，點(diǎn)擊可查看會(huì )議詳情。 

(3) 會(huì )議預約：使用單位每個(gè)會(huì )議室每天均可創(chuàng )建自由時(shí)間段的多個(gè)會(huì )議，便于提升會(huì )議室的有效利用率。在會(huì )議預約模塊能通過(guò)會(huì )議室名稱(chēng)、會(huì )議室類(lèi)型、會(huì )議時(shí)間多種方式篩選目標會(huì )議室的空閑時(shí)間，結合甘特圖可視化并加以顏色的顯示模式，使管理員能直觀(guān)看到會(huì )議室的空閑時(shí)間，點(diǎn)擊可預約會(huì )議。

(4) 會(huì )議創(chuàng )建：會(huì )議預約完成后，開(kāi)始對會(huì )議內容進(jìn)行創(chuàng )建。會(huì )議基本信息配置，可以通過(guò)組織架構的方式選擇多個(gè)參會(huì )人員，默認匹配參會(huì )人員角色，系統可對參會(huì )人員選擇會(huì )議主席、會(huì )議秘書(shū)兩種高級權限角色。在特殊會(huì )議的情況下，可對參會(huì )人員在會(huì )議中使用的無(wú)紙化會(huì )議終端任何功能進(jìn)行刪減。會(huì )議基本信息配置還可以設置會(huì )議簽到方式、會(huì )議提醒功能。

(5) 會(huì )議議題配置：在系統中快速輸入會(huì )議主題即可依次創(chuàng )建多個(gè)會(huì )議議題，每個(gè)議題可批量上傳多個(gè)會(huì )議資料，會(huì )議資料可以是Office文檔類(lèi)、PDF類(lèi)、圖片類(lèi)、視頻類(lèi)文件資源，會(huì )議議題通過(guò)點(diǎn)擊“上下按鈕”調節議題順序，會(huì )議資料跟隨議題進(jìn)行調整，系統可設置每個(gè)參會(huì )人員資料的查看權限。為了使會(huì )議適應更多的應用場(chǎng)景每個(gè)議題下可配置不同的參會(huì )人員。

(6) 人員排位：參會(huì )人員座次匹配，逐個(gè)選擇議題，通過(guò)拖拽參會(huì )人員的方式，在會(huì )議室實(shí)際可視化圖形布局的頁(yè)面上擺放參會(huì )人員的落座位置。

(7) 會(huì )議通知：會(huì )議預約申請后，需要對會(huì )議申請進(jìn)行審批，審批通過(guò)后利用電話(huà)、短信、郵件、釘釘、微信等多種方式，通知預約申請人以及參會(huì )人員。會(huì )議提醒時(shí)長(cháng)可自定義；

(8) 我的會(huì )議管理：可以查看全部已申請的會(huì )議，會(huì )前可隨時(shí)上傳、補充會(huì )議資料；在會(huì )議未開(kāi)始時(shí)，還可以修改會(huì )議配置、修改歡迎界面、電子桌牌等。

(9) 資料查看：參會(huì )人員會(huì )前通過(guò)會(huì )議資料實(shí)現資料共享，可隨時(shí)下載查看；

(10) 周期會(huì )議：系統具備周期會(huì )議邏輯，如晨會(huì )、周例會(huì )、項目會(huì )周期性較長(cháng)，可保存為周期會(huì )議，重復頻率包含每天、每個(gè)工作日、每周、每月等；

(11) 會(huì )議啟動(dòng)：會(huì )議即將接近預約時(shí)間，并且當前會(huì )議室沒(méi)有被其他會(huì )議占用時(shí)，會(huì )議管理員角色在我創(chuàng )建的會(huì )議列表中點(diǎn)擊啟動(dòng)按鈕，會(huì )議室內的無(wú)紙化終端開(kāi)始執行升降屏升起、無(wú)紙化客戶(hù)端軟件啟動(dòng)等操作。

(12) 會(huì )議取消：在會(huì )議啟動(dòng)之前，可以將會(huì )議取消，會(huì )議取消后會(huì )議室在此時(shí)段可以被其他會(huì )議管理員預約其他會(huì )議。

(13) 微信對接：關(guān)注微信公眾號后，可快速對本公司的會(huì )議室進(jìn)行會(huì )議預約；公眾號接收推送會(huì )議邀請通知；

(14) 釘釘對接：動(dòng)態(tài)更新企業(yè)組織架構及企業(yè)用戶(hù)基本信息；接收推送的會(huì )議邀請通知；系統接收終端用戶(hù)的會(huì )議反饋信息；

會(huì )中功能

(1) 會(huì )議延后：在會(huì )議召開(kāi)的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì )遇到會(huì )議拖延未按照會(huì )議預約時(shí)間結束會(huì )議這種情況，系統允許這種實(shí)際情況的發(fā)生。當上一會(huì )議未結束，影響到本次會(huì )議進(jìn)行時(shí)，會(huì )議管理員可以在這種情況下選擇會(huì )議延后，在重新預約當前會(huì )議室向后的一個(gè)時(shí)間段召開(kāi)會(huì )議，保證會(huì )議的合理安排。

(2) 候會(huì )播報：在會(huì )議召開(kāi)的過(guò)程中，可里利用候會(huì )信息屏語(yǔ)音播報使參會(huì )人員讓參會(huì )人員明確自己的會(huì )議室和會(huì )議開(kāi)始時(shí)間，確保參會(huì )人員準時(shí)、有序入場(chǎng)。

(3) 會(huì )議標語(yǔ)：在會(huì )議召開(kāi)的過(guò)程中，可遠程切換會(huì )議室內會(huì )議標語(yǔ)的顯示內容及模板。

會(huì )后功能

(1) 資料整理：會(huì )議資料分為會(huì )前資料、會(huì )中資料、會(huì )后資料三個(gè)部分；會(huì )前資料為會(huì )議管理員創(chuàng )建會(huì )議配置會(huì )議議題的時(shí)候上傳的所有資料，也可以叫做會(huì )議資料源文件。會(huì )中資料分為電子白板資料、會(huì )議批注資料、會(huì )議紀要三個(gè)部分，每一位參會(huì )人員所保存的電子白板內容，會(huì )議過(guò)程中對會(huì )議資料標注的內容，會(huì )議秘書(shū)記錄的會(huì )議紀要都會(huì )自動(dòng)保存，存儲在會(huì )中資料部分。同時(shí)，會(huì )議秘書(shū)在會(huì )議過(guò)程中使用會(huì )議紀要功能所記錄的內容，也保存在會(huì )中資料內。會(huì )后資料的整理主要為補充的資料，可以在資料整理功能中通過(guò)上傳的方式補充會(huì )后資料。

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