無(wú)紙化會(huì )議服務(wù)器管理軟件功能說(shuō)明：

無(wú)紙化會(huì )議系統的管理軟件，可支持多個(gè)會(huì )議室、多個(gè)會(huì )議的同時(shí)管理，通過(guò)可視化的頁(yè)面交互方式，使會(huì )議預約、會(huì )議配置、議題設置、座次預設操作更加高效，提高無(wú)紙化會(huì )議的創(chuàng )建、配置的效率，提升會(huì )議過(guò)程中信息交互、資料管理和會(huì )議后資料歸檔以及資料安全備份的能力。

? 系統管理功能

1、組織管理：公司的組織架構具有上級部門(mén)、下級部門(mén)及上級管理下級的業(yè)務(wù)需求，系統采用樹(shù)形結構可以無(wú)限級的子節點(diǎn)操作，實(shí)現與企業(yè)部門(mén)或機構的真實(shí)對應。系統預設本單位部門(mén)、外單位部門(mén)兩個(gè)部分，用于本單位用戶(hù)以及外單位參會(huì )人員的分組歸類(lèi)管理。組織管理包括組織信息的錄入、組織信息的維護、組織與用戶(hù)對應關(guān)系設置等。在實(shí)際系統過(guò)程時(shí)，系統通過(guò)標準化數據對接模板，與使用單位的組織架構匹配后通過(guò)Excel模板進(jìn)行組織信息導入。

2、角色管理：系統中認定角色是一組用戶(hù)權限的合集，具有指定權限操作、訪(fǎng)問(wèn)特定資源的行為。系統默認定義角色：超級系統管理員、會(huì )議管理員、普通用戶(hù)。超級系統管理員主要操作功能：用戶(hù)管理、組織管理、會(huì )議室管理、會(huì )議室終端管理等；會(huì )議管理員主要操作功能：創(chuàng )建會(huì )議、配置會(huì )議、設備管理、統計分析等；普通用戶(hù)主要操作功能：通過(guò)日歷方式展示會(huì )議日程安排，查詢(xún)會(huì )議信息、會(huì )議資料、參會(huì )人員等。

3、用戶(hù)管理：系統管理員可通過(guò)用戶(hù)管理功能，通過(guò)信息采集的方式將使用單位包含的所有用戶(hù)錄入或導入系統，可將用戶(hù)與組織指定關(guān)聯(lián)。系統具備手機號碼、用戶(hù)姓名檢索數據的功能。

4、會(huì )議室類(lèi)型管理：當使用單位的會(huì )議室數量繁多、功能復雜的情形時(shí)，需要通過(guò)會(huì )議室類(lèi)型對會(huì )議室的通途進(jìn)行標注描述。系統默認配置洽談室（5人以下無(wú)無(wú)紙化終端）、小會(huì )議室、中會(huì )議室、大會(huì )議室、視頻會(huì )議會(huì )議室等會(huì )議室類(lèi)型，同時(shí)可勾選是否屬于無(wú)紙化會(huì )議室。創(chuàng )建會(huì )議室的時(shí)候可以選擇會(huì )議室類(lèi)型作為篩選條件，便于創(chuàng )建會(huì )議時(shí)、會(huì )議室維護時(shí)的快速定位會(huì )議室。

5、會(huì )議室管理：支持多個(gè)會(huì )議室管理，系統對會(huì )議室的基本信息、資產(chǎn)信息、會(huì )議室內固定資產(chǎn)進(jìn)行統一的管理和維護。通過(guò)可視化的設計工具實(shí)現會(huì )議室的布局、固定資產(chǎn)擺放、無(wú)紙化終端配置等功能。使用系統會(huì )議室管理模塊按照會(huì )議室內桌椅、無(wú)紙化終端實(shí)際布局，可視化拖拽設置會(huì )議室內座次，并且綁定設備終端。

6、終端管理：無(wú)紙化會(huì )議系統具備較強的終端兼容能力，系統適配無(wú)紙化會(huì )議終端、會(huì )議信息顯示終端、侯會(huì )信息播報終端、會(huì )議服務(wù)交互終端、信號接入控制器、信號輸出控制器、會(huì )議標語(yǔ)終端。所有的終端在通過(guò)管理軟件能自動(dòng)尋找主機并進(jìn)行控制管理，實(shí)時(shí)顯示終端的聯(lián)機狀態(tài)、運行狀態(tài)。與會(huì )議室綁定后，通過(guò)可視化設計器頁(yè)面，可以配置終端的顯示內容、顯示背景。終端可進(jìn)行分組，實(shí)現對一組終端的批量化操作應用。

7、歡迎界面管理：當會(huì )議啟動(dòng)后，無(wú)紙化會(huì )議終端屏幕所顯示的會(huì )議歡迎致辭。通過(guò)系統管理頁(yè)面利用可視化組件實(shí)現對歡迎界面的自定義設計，可以為每一個(gè)會(huì )議室設置一個(gè)不同的歡迎界面，滿(mǎn)足會(huì )議室日常開(kāi)會(huì )不同主題顯示定制化歡迎致辭的業(yè)務(wù)需求。

8、電子桌牌：電子桌牌用于替代會(huì )議室內的塑料夾紙質(zhì)的桌牌，使參會(huì )人員信息顯示元素更豐富，內容顯示更清晰。系統具有電子桌牌可視化配置功能，可以實(shí)現電子桌牌樣式的自定義設計，還可以對每一個(gè)會(huì )議室設置不同的顯示界面。

9、會(huì )議標語(yǔ)管理：會(huì )議標語(yǔ)用于召開(kāi)無(wú)紙化會(huì )議時(shí)大屏幕的默認橫幅標語(yǔ)內容的投放，避免會(huì )議室內大屏幕顯示無(wú)信號的尷尬，系統具備會(huì )議標語(yǔ)可視化配置功能，可自定義每場(chǎng)會(huì )議顯示不同的會(huì )議標語(yǔ)。

10、信發(fā)模板管理：利用可視化設計器配置會(huì )議信息顯示終端的顯示內容，可配置視頻、甘特圖、按鈕動(dòng)作，使會(huì )議信息終端配置后具備更符合現場(chǎng)情況的顯示模式、操作模式。

11、會(huì )議室資產(chǎn)管理：提供資產(chǎn)管理清單，實(shí)現對會(huì )議室內所有固定資產(chǎn)如電子類(lèi)產(chǎn)品、座椅類(lèi)資產(chǎn)等的管理，使用過(guò)程中發(fā)生故障后通知維保單位及時(shí)維修。

12、會(huì )議通知管理：系統會(huì )議創(chuàng )建完畢后，可以通過(guò)郵件、短信兩種方式將會(huì )議通知發(fā)送給參會(huì )人員。會(huì )議通知的內容、格式均可配置，管理員可按照短信、郵件兩種通知方式自定義通知模板。

13、會(huì )議室維修管理：考慮到會(huì )議室作為資產(chǎn)管理存在維修這種使用暫停的特殊狀態(tài)，系統管理員可根據實(shí)際情況、維修的時(shí)間在系統中填寫(xiě)會(huì )議室維修周期，填寫(xiě)完畢后系統認為此會(huì )議室在這段時(shí)間不具備使用條件，因此會(huì )議管理員不能在這個(gè)會(huì )議室的此時(shí)段創(chuàng )建會(huì )議。

14、統計分析：具備會(huì )議室報表、可視化統計兩種方式，更好的滿(mǎn)足管理部門(mén)對會(huì )議室管理的需要。

? 會(huì )前功能

1、會(huì )議日歷：登錄無(wú)紙化會(huì )議服務(wù)器管理系統后，默認使用日歷的方式展示給用戶(hù)當月的每天會(huì )議日程安排，在有會(huì )議的日期內縮略顯示會(huì )議主題，點(diǎn)擊日期詳細查看當日的會(huì )議信息、會(huì )議資料和會(huì )議參會(huì )人員。

2、會(huì )議預約：使用單位每個(gè)會(huì )議室每天均可創(chuàng )建自由時(shí)間段的多個(gè)會(huì )議，便于提升會(huì )議室的有效利用率。在會(huì )議預約模塊能通過(guò)會(huì )議室名稱(chēng)、會(huì )議室類(lèi)型、會(huì )議時(shí)間多種方式篩選目標會(huì )議室的空閑時(shí)間，結合甘特圖可視化并加以顏色的顯示模式，使管理員能直觀(guān)看到會(huì )議室的空閑時(shí)間，點(diǎn)擊可預約會(huì )議。

3、會(huì )議創(chuàng )建：會(huì )議預約完成后，開(kāi)始對會(huì )議內容進(jìn)行創(chuàng )建，分為四步。第一步：會(huì )議基本信息配置，可以通過(guò)組織架構的方式選擇多個(gè)參會(huì )人員，默認匹配參會(huì )人員角色，系統可對參會(huì )人員選擇會(huì )議主席、會(huì )議秘書(shū)兩種高級權限角色。在特殊會(huì )議的情況下，可對參會(huì )人員在會(huì )議中使用的無(wú)紙化會(huì )議終端任何功能進(jìn)行刪減。會(huì )議基本信息配置還可以設置會(huì )議簽到方式、會(huì )議提醒功能。第二步：會(huì )議議題配置，在文本框中快速輸入會(huì )議主題即可依次創(chuàng )建多個(gè)會(huì )議議題，每個(gè)議題可批量上傳多個(gè)會(huì )議資料，會(huì )議資料可以是Office文檔類(lèi)、PDF類(lèi)、圖片類(lèi)、視頻類(lèi)文件資源，會(huì )議議題通過(guò)點(diǎn)擊“上下按鈕”調節議題順序，會(huì )議資料跟隨議題進(jìn)行調整。為了使會(huì )議適應更多的應用場(chǎng)景每個(gè)議題下可配置不同的參會(huì )人員。第三步：參會(huì )人員座次匹配，逐個(gè)選擇議題，通過(guò)拖拽參會(huì )人員的方式，在會(huì )議室實(shí)際可視化圖形布局的頁(yè)面上擺放參會(huì )人員的落座位置。第四步：設置會(huì )議橫幅標語(yǔ)。

4、會(huì )議啟動(dòng)：會(huì )議即將接近預約時(shí)間，并且當前會(huì )議室沒(méi)有被其他會(huì )議占用時(shí)，會(huì )議管理員角色在我創(chuàng )建的會(huì )議列表中點(diǎn)擊啟動(dòng)按鈕，會(huì )議室內的無(wú)紙化終端開(kāi)始執行升降屏升起、無(wú)紙化客戶(hù)端軟件啟動(dòng)等操作。

5、會(huì )議取消：在會(huì )議未啟動(dòng)之前，可以將會(huì )議取消，會(huì )議取消后會(huì )議室在此時(shí)段可以被其他會(huì )議管理員預約其他會(huì )議。

? 會(huì )中功能

1、會(huì )議延后：在會(huì )議召開(kāi)的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì )遇到會(huì )議拖延未按照會(huì )議預約時(shí)間結束會(huì )議這種情況，系統允許這種實(shí)際情況的發(fā)生。當上一會(huì )議未結束，影響到本次會(huì )議進(jìn)行時(shí)，會(huì )議管理員可以在這種情況下選擇會(huì )議延后，在重新預約當前會(huì )議室向后的一個(gè)時(shí)間段召開(kāi)會(huì )議，保證會(huì )議的合理安排。

2、候會(huì )播報：在會(huì )議召開(kāi)的過(guò)程中，可里利用候會(huì )信息屏語(yǔ)音播報使參會(huì )人員積極入場(chǎng)。

3、會(huì )議標語(yǔ)：在會(huì )議召開(kāi)的過(guò)程中，可遠程切換會(huì )議室內會(huì )議標語(yǔ)的顯示內容及模板。

? 會(huì )后功能

1、資料整理：會(huì )議資料分為會(huì )前資料、會(huì )中資料、會(huì )后資料三個(gè)部分；會(huì )前資料為會(huì )議管理員創(chuàng )建會(huì )議配置會(huì )議議題的時(shí)候上傳的所有資料，也可以叫做會(huì )議資料源文件。會(huì )中資料分為電子白板資料、會(huì )議批注資料、會(huì )議紀要三個(gè)部分，每一位參會(huì )人員所保存的電子白板內容，會(huì )議過(guò)程中對會(huì )議資料標注的內容，會(huì )議秘書(shū)記錄的會(huì )議紀要都會(huì )自動(dòng)保存，存儲在會(huì )中資料部分。同時(shí)，會(huì )議秘書(shū)在會(huì )議過(guò)程中使用會(huì )議紀要功能所記錄的內容，也保存在會(huì )中資料內。會(huì )后資料的整理主要為補充的資料，可以在資料整理功能中通過(guò)上傳的方式補充會(huì )后資料。

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